Fundacja Wolność i Demokracja ogłasza konkurs grantowy „Bliżej Polski. Regranting. Wsparcie realizacji wydarzeń polonijnych za granicą”

Regulamin konkursu grantowego

1 Informacje ogólne

1.1. Otwarty konkurs grantowy „Bliżej Polski. Regranting. Wsparcie realizacji wydarzeń polonijnych za granicą” (zwany dalej „konkursem”) jest realizowany przez Fundację Wolność i Demokracja (zwaną dalej „Fundacja”) i finansowany ze środków Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (zwaną dalej „KPRM”) w ramach konkursu Polonia i Polacy za granicą 2023. Podmiot uprawniony do składania ofert w niniejszym konkursie jest zwany „oferentem”. Po zawarciu umowy oferent staje się „zleceniobiorcą”. Regulamin określa szczegółowo cele konkursu, sposób informowania, warunki uczestnictwa w otwartym konkursie ofert, finansowanie zadania oraz kryteria i sposób oceny ofert.

1.2. Oferent, wypełniając i składając wniosek, wyraża zgodę na przetwarzanie, gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych, w tym danych wrażliwych, przez Fundację w zakresie niezbędnym do realizacji konkursu. Administratorem danych osobowych oferentów jest Fundacja. Podane przez oferenta dane mogą być przetwarzane jedynie przez Fundację i podmioty przez nią upoważnione na podstawie przepisów obowiązującego prawa w zakresie niezbędnym do
realizacji konkursu. Oferent ma prawo wglądu w swoje dane oraz prawo ich aktualizacji.

1.3. Oferent zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu przed złożeniem oferty. Złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją Regulaminu przez oferenta. Treść Regulaminu może zostać bezpłatnie pozyskana, odtworzona i utrwalona przez oferenta na stronie wid.org.pl/regranting2023.

2 Cele i zakres tematyczny konkursu

2.1. Konkurs ma na celu wyłonienie najlepszych inicjatyw dotyczących realizacji wspólnych działań przez Polonię i Polaków mieszkających poza granicami Polski i ukierunkowanych na szeroko rozumianą promocję polskiej kultury, historii i sportu. Wspierane będą wydarzenia polonijne realizowane za granicą służące integracji środowisk polonijnych.

2.2. W ramach konkursu zostaną wyłonione najlepsze inicjatywy w kategorii: wydarzenia polonijne realizowane za granicą. Ten obszar działania dotyczy wydarzeń związanych z szeroko rozumianą promocją polskiej kultury, historii i sportu wśród przedstawicieli Polonii i Polaków za granicą. Wydarzenia polonijne za granicą to wydarzenia takie jak koncerty, festiwale polonijne, spektakle teatralne, jubileusze organizacji polonijnych, obchody rocznicowe, imprezy sportowe, gry terenowe, wystawy, konferencje naukowe, zjazdy. itd.

2.3. Działania projektu mają być zgodne z wytycznymi zawartymi w Regulaminie konkursu Polonia i Polacy za granicą 2023 ogłoszonym przez KPRM w listopadzie 2022, w szczególności z wytycznymi dotyczącymi realizacji działań w ramach obszaru nr 3.1 (wydarzenia polonijne) i zapisów regulujących realizację projektów regrantingowych.

2.4 Działania niekwalifikowane to m.in. bezpośrednia promocja oferenta; zbiórki rzeczowe i pieniężne; granty nie mogą być przyznane na projekty lub ich elementy zakładające przeprowadzenie kampanii o charakterze politycznym, akcji lobbujących i zbierania podpisów pod petycjami do władz centralnych lub samorządowych, działania w ramach którego przewiduje się pobierania opłat od uczestników wydarzenia.

3 Zakres geograficzny konkursu

3.1. Beneficjenci projektu to Polonia i Polacy zamieszkujący poza granica kraju na całym świecie. Projekty powinny być skierowane do Polonii i Polaków mieszkających poza granicami Polski w krajach realizacji małych projektów. W organizowanych inicjatywach mogą także uczestniczyć przedstawiciele społeczności lokalnej o innej narodowości niż polska pod warunkiem, że nie będą podstawową grupą odbiorców, a ich udział będzie uzasadniony rodzajem podejmowanych działań. W wydarzeniach tych mogą też brać udział osoby z Polski, jeśli udział ich jest uzasadniony zakresem tematycznym projektu i niezbędny w celu osiągnięcia zaplanowanych rezultatów.

3.2. Kraje objęte konkursem toI grupa: 60% dotacji (Litwa, Białoruś, Ukraina, Państwa zamieszkiwane przez mniejszości polskie: Czechy, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry, Mołdawia); II grupa: 40% dotacji (Najważniejsze kraje UE/EFTA z liczną Polonią i migracją poakcesyjną: Wielka Brytania, Niemcy, Holandia, Irlandia, Austria, Francja, Norwegia, Szwecja, Włochy, Belgia, Dania, Islandia, Hiszpania, Szwajcaria, USA, Kanada, Australia, Nowa Zelandia, Pozostałe państwa europejskie, Rosja oraz kraje Kaukazu i Azji Centralnej, Brazylia, Argentyna, pozostałe państwa).

4 Podmioty uprawnione do udziału w konkursie

4.1. O przyznanie dofinansowania w ramach konkursu mogą ubiegać się:

4.1.1. organizacje Polonii lub Polaków zarejestrowane poza granicami Polski, które zrzeszają Polaków i Polonię mieszkającą poza Polską, działają na rzecz środowisk polskich i polonijnych spoza Polski i nie działają w celu osiągnięcia zysku (w tym także m.in. parafie i stowarzyszenia religijne);

4.1.2. grupy nieformalne, rozumiane jako grupa co najmniej trzech osób, które mieszkają i działają poza granicami Polski oraz chcą wspólnie zorganizować wydarzenie na rzecz Polonii i Polaków spoza Polski. Grupa nieformalna, która złożyła ofertę o przyznanie grantu w ramach konkursu, będzie winna dołączyć porozumienie swojej grupy.

4.1.3. Podmiotami nieuprawnionymi do składania ofert o dofinansowanie realizacji zadania publicznego w ramach konkursu są w szczególności takie podmioty jak: partie polityczne, europejskie partie polityczne, związki zawodowe i organizacje pracodawców, samorządy zawodowe, a także fundacje utworzone przez partie polityczne, europejskie fundacje polityczne.

4.1.4. Warunkiem uczestnictwa w konkursie jest posiadanie niezbędnego, tj. 2-letniego doświadczenia w zakresie realizacji zadań będących przedmiotem konkursu. W przypadku grup nieformalnym doświadczeniem takim powinno wykazać się przynajmniej dwóch członków grupy nieformalnej.

4.1.5. Dotacje nie mogą być przyznane podmiotom, w których funkcje zarządcze, kontrolne lub nadzoru sprawują przedstawiciele Fundacji.

4.1.6. Osoby pełniące funkcje w organach zarządzających lub organach kontroli i nadzoru oraz pracownicy Fundacji, a także osoby im najbliższe nie mogą uczestniczyć w procedurze wnioskowania o małe granty oraz wykonywać innych zajęć zarobkowych na rzecz podmiotu, z którym zawarto umowę o przyznanie grantu, ani być członkami organów zarządzających, kontroli lub nadzoru podmiotów, z którymi zawarto taką umowę.

4.1.7. W konkursie nie mogą uczestniczyć podmioty, które na dzień zakończenia naboru ofert nie przedstawiły wymaganego przed tym terminem rozliczenia wcześniejszych dotacji, nie dokonały wymaganego zwrotu niewykorzystanej części dotacji, nie dokonały wymaganego zwrotu dotacji lub jej części wykorzystanej niezgodnie z warunkami umowy, niezgodnie z przeznaczeniem, pobranej nienależnie lub w nadmiernej wysokości i co do których, z przyczyn leżących po ich stronie, nie zakończono kontroli rozliczenia dotacji.

5 Komponent informacyjno-doradczy w ramach konkursu

5.1. Dodatkową informację na temat konkursu można uzyskać, kontaktując się z koordynatorem konkursu drogą mailową za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected] , w poniedziałki, środy i piątki w godzinach 10:00-14:00 telefonicznie: +48 605 643 376 , we wtorki i czwartki w godzinach 20-22 i w soboty w godzinach 10:00-14:00 za pomocą aplikacji m.in. Messenger, WhatsApp, Viber.

6 Podstawowe zasady konkursu

6.1. Przydział środków na realizację grantów/małych projektów odbywać się będzie w ramach co najmniej dwóch naborów.

6.2. Jeden podmiot może złożyć maksymalnie 1 ofertę w konkursie. Środki na realizację zadania zostaną przekazane w formie dotacji celowej.

6.3. Łączna wartość środków planowanych do rozdysponowania w konkursie grantowym wynosi 500.000 (słownie: pięćset tysięcy zł). Fundacja zastrzega sobie możliwość niewydatkowania pełnej kwoty środków w razie braku rekomendacji Komisji konkursowej dla odpowiedniej liczby złożonych ofert.

6.4. Fundacja zastrzega sobie możliwość uruchamiania kolejnych naborów w ramach konkursu proporcjonalnie w ciągu roku w taki sposób, aby co najmniej 20% środków na wsparcie małych projektów przeznaczyć na oferty w IV kwartale 2023. Informacja o uruchomieniu kolejnych naborów będzie podana do wiadomości publicznej na stronie wid.org.pl/regranting2023 w celu zapewnienia jawności i uczciwej konkurencji.

6.5. Maksymalna kwota jednej dotacji wynosi: 10.000,00 PLN (słownie: dziesięć tysięcy zł). Nie jest dozwolone finansowanie jednego przedsięwzięcia w ramach dwóch małych projektów.

6.6. Regulamin nie wymaga wkładu własnego finansowego od realizatorów małych projektów. Podstawą małych projektów i inicjatyw powinno być oddolne społeczne zaangażowanie m.in. w formie wolontariatu. Zgodnie z tą myślą zapewnienie wkładu własnego na poziomie przynajmniej 5 % wnioskowanej kwoty dotacji (rzeczowego, osobowego lub finansowego) będzie dodatkowo punktowane przy ocenie oferty.

6.7. W ramach wkładu własnego oferent małego projektu może przeznaczyć na jego realizację fundusze pozyskane od innych donatorów prywatnych i publicznych z zastrzeżeniem, że nie są to środki pochodzące z budżetu Państwa Polskiego. Informacja o planowanym pozyskaniu takich środków powinna znaleźć się w ofercie.

6.8. Oferent nie może pobierać świadczeń pieniężnych od odbiorców realizowanego przez niego projektu.

6.9. Dofinansowane projekty Zleceniobiorców powinny stanowić niezależne od siebie inicjatywy.

6.10. Koszty administracyjne mogą stanowić maksymalnie 10% wartości dotacji.

6.11. Fundacja zastrzega sobie możliwość anulowania konkursu w przypadku nieposiadania umowy lub przedterminowego rozwiązania przez KPRM umowy dotacji na realizację zadania polegającego na przeprowadzeniu postępowania konkursowego. Fundacja zastrzega sobie możliwość zmiany przewidzianych Regulaminem konkursu terminów podpisania umów dofinansowania i wypłaty środków dotowanym podmiotom do czasu podpisania umowy między KPRM i Fundacją oraz wypłaty środków na realizację zadania przez KPRM.

6.12. Podmioty, które uzyskają dofinansowanie w konkursie, otrzymają jednorazowo pełną kwotę dotacji w formie przelewu na wskazane w formularzu oferty rachunek bankowy. W sytuacjach wyjątkowych (np. za względu na bezpieczeństwo oferenta, realizatora projektu, sytuacji panującej w kraju oferenta) wypłata może nastąpić w gotówce w siedzibie Fundacji, niezwłocznie po podpisaniu umowy dofinansowania z Fundacją przez obie strony, z zastrzeżeniem punktu 6.11. Niezależnie od tego czy środki zostaną przekazane na rachunek bankowy czy wypłacone w formie gotówki zleceniobiorca zobowiązuje się do zapewnienia przejrzystego i skutecznego systemu monitorowania finansowego i księgowego.

7 Harmonogram konkursu (z zastrzeżeniem punktu 6.11)

7.1. I naboru otwartego konkursu zostanie ogłoszona 15 maja 2023 r. Termin składania ofert w I naboru otwartego konkursu upływa 15 czerwca 2023 r. Ogłoszenie wyników I naboru otwartego konkursu nastąpi do 30 czerwca 2023 r. Terminy realizacji projektów w ramach I naboru otwartego konkursu i okres możliwego wydatkowania pieniędzy: nie wcześniej niż od 1 lipca 2023 r. i nie później niż do 30 listopada 2023 r.

7.2. Ostatni nabór otwartego konkursu zostanie ogłoszony 15 sierpnia 2023. Termin składania ofert w ostatnim naborze otwartego konkursu upływa 15 września 2023 r. Ogłoszenie wyników ostatniego naboru otwartego konkursu nastąpi do 30 września 2023 r. Okres realizacji projektów i okres możliwego wydatkowania pieniędzy na małe projekty złożone w ostatnim naborze otwartego konkursu: nie wcześniej niż od 1 października 2023 r. i nie później niż do 30 listopada 2023 r.

7.4. Sprawozdanie merytoryczne i finansowe z realizacji projektu należy dostarczyć do biura Fundacji w okresie 15 dni od zakończenia projektu,  ale nie później niż do 15 grudnia 2023 r. do godziny 12.00 polskiego czasu (liczy się data dostarczenia sprawozdania do biura).

8 Sposób przygotowania i składania ofert

8.1. Ofertę w każdym naborze konkursu należy wypełnić na formularzu oferty przygotowanym przez Fundację i udostępnionym na stronie wid.org.pl/regranting2023.

8.2. Potwierdzenie rejestracji oferty z nadanym jej numerem zostanie przesłane oferentowi w ciągu 48 godzin od momentu wypełnienia oferty. W razie nieotrzymania wyżej wymienionego potwierdzenia e-mail oferent zobowiązany jest do kontaktu e-mail z Fundacją, ale nie później niż 15 czerwca 2023 r. do godz. 12.00 polskiego czasu (I nabór wniosków) lub odpowiednio do 15 września 2023 r. do godz. 12.00 polskiego czasu (ostatni nabór wniosków).

8.3. Termin składania ofert w I naborze otwartego konkursu upływa dnia 15 czerwca 2023 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Termin składania ofert w ostatnim naborze otwartego konkursu upływa dnia 15 września 2023 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

9 Procedura wyboru ofert

9.1. Oferty złożone w ramach konkursu grantowego będą oceniane przez Komisję konkursową na podstawie Regulaminu konkursu i w oparciu o kryteria w nim określone.

9.2. Informacja na temat podmiotów, które zostały zakwalifikowane do udzielenia dotacji w ramach konkursu zostanie umieszczona na stronie internetowej Fundacji po zaakceptowaniu wyników konkursu przez KPRM, w terminach o których mowa w niniejszym Regulaminie.

9.3. Złożone do konkursu oferty zostaną ocenione pod względem formalnym i merytorycznym.

9.10 Formalnej oceny oferty dokona Fundacja, sprawdzając: czy oferta została złożona w terminie wyznaczonym w regulaminie; czy termin, miejsce realizacji projektu, grupa docelowa i wysokość wnioskowanego dofinansowania są zgodne z warunkami niniejszego Regulaminu; czy podmiot jest uprawniony do ubiegania się o dofinansowanie; czy działania zaplanowane w ramach projektu są zgodne z warunkami niniejszego Regulaminu; czy proponowane działania nie są częścią innego projektu i nie dostały już dofinansowania z budżetu Państwa Polskiego; czy koszty administracyjne nie przekraczają 10% wartości wnioskowanej dotacji; czy oferent posiada przynajmniej 2 letnie doświadczenie w zakresie realizacji zadań wymienionych w konkursie na rzecz Polonii i Polaków mieszkających za granicą; czy oferent nie przewiduje pobierania świadczeń pieniężnych od odbiorców projektu. Niespełnienie choć jednego kryterium formalnego powoduje odrzucenie oferty.

9.11. Lista ofert odrzuconych z przyczyn formalnych zostanie umieszczona na stronie konkursu po zakończeniu weryfikacji.

9.12. Oferty, które pozytywnie przeszły ocenę formalną, przekazywane są do oceny merytorycznej, dokonywanej przez co najmniej 3-osobową Komisję konkursową powołaną przez Fundację. Komisja konkursowa dokona oceny ofert projektowych. Każda oferta zostanie oceniona przez co najmniej 2 ekspertów.

9.13. Prace Komisji będą miały charakter dwuetapowy: po ocenie indywidualnej ekspertów następuje wspólna praca Komisji, uwzględniająca wszystkie oceniane oferty. Lista rankingowa ofert rekomendowanych przez Komisję konkursową do dofinansowania podlega zatwierdzeniu przez KPRM. Po zatwierdzeniu decyzji Komisji lista rankingowa przyznanych dotacji zostanie opublikowana niezwłocznie na stronie konkursu wid.org.pl/regranting2023

9.14. Kryteria oceny merytorycznej ofert. W ocenie merytorycznej będą brane pod uwagę następujące aspekty: zgodność celów projektu z § 2 Regulaminu konkursu; zgodność celów projektu i planowanych działań z zakresem tematycznym konkursu; zgodność planowanych działań z potrzebami odbiorców oraz ogólną sytuacją kraju docelowego; jakość i atrakcyjność proponowanych działań projektowych; dobór grupy docelowej i rekrutacja uczestników; mierzalność rezultatów;  jakość i trwałość zakładanych rezultatów i/lub efekt multiplikacji; spójność wewnętrzna projektu z jego kosztorysem – zgodność w obrębie planowanych celów, ich rezultatów, działań prowadzących do rezultatów, zaplanowanych nakładów i wybranej grupy docelowej; gospodarne, rzetelne i przejrzyste opracowanie budżetu projektu, w tym czytelne wykazanie wkładu własnego i jego źródeł; kompetencje merytoryczne i operacyjne oferenta, dotychczasowe doświadczenie we współpracy z Polonią i Polakami za granicą; realność harmonogramu projektu; zasadność kosztów i ich wysokość – zakładana w budżecie projektu struktura kosztów, racjonalność wyceny poszczególnych pozycji kosztowych, rzetelność wyceny; zaangażowanie i wkład własny oferenta w realizację projektu, a w szczególności obecność wolontariuszy wykonujących społecznie działania na rzecz projektu.

9.15. Komisja ma prawo do zalecenia modyfikacji treści i budżetu projektu.

9.16. Każdy oferent może otrzymać informację o przyznanej punktacji i kluczowych uwagach do oferty.

9.17. Komisja ma prawo uznać za celowe przyznanie dotacji w wysokości odpowiadającej całości lub części wnioskowanej kwoty

9.18. Decyzje Komisji konkursowej, zatwierdzone przez KPRM, są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.

10 Koszty kwalifikowane

10.1. Realizacja małego projektu będzie odbywać się na podstawie umowy podpisywanej pomiędzy Fundacją a zleceniobiorcą.

10.2. Przygotowana przez Fundację umowa zawierać będzie szczegółowe warunki realizacji projektu, sposób przekazania dofinansowania na realizację działań, zasady finansowania oraz rozliczenia projektu, a także obowiązki informacyjne zleceniobiorcy  projektu.

10.3. Dotacja przekazana przez Fundację może zostać wykorzystana wyłącznie w terminie podanym w umowie dotacji na pokrycie kosztów kwalifikowalnych. Wydatki w ramach konkursu są kwalifikowalne, jeżeli są : poniesione w terminie realizacji zadania publicznego, niezbędne do realizacji zadania publicznego i osiągnięcia jego rezultatów, spełniające wymogi efektywnego zarządzania finansami, w szczególności uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, identyfikowalne i weryfikowalne, a zwłaszcza zarejestrowane w zapisach księgowych Zleceniobiorcy i określone zgodnie z zasadami rachunkowości, zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, udokumentowane w sposób umożliwiający ocenę realizacji zadania publicznego pod względem merytorycznym i finansowym.

10.4. Termin kwalifikowalności wydatków, zarówno ze środków dotacji, jak i ze środków własnych: 10.4.1. rozpoczyna się pierwszego dnia realizacji zadania publicznego, ale nie wcześniej niż 1 lipca 2023 r. 10.4.2. kończy się z ostatnim dniem realizacji zadania publicznego, ale nie później niż z 30 listopada 2023 r.

10.5. Kwalifikowane koszty projektu obejmują koszty merytoryczne i administracyjne.

Kategoria I – Koszty merytoryczne (koszty związane bezpośrednio z realizacją działań). Do kosztów merytorycznych zaliczyć można np.: wydatki związane z uczestnictwem bezpośrednich beneficjentów/odbiorców zadania, takie jak: materiały szkoleniowe czy wyżywienie, wynajem sal, wynajem lub zakup sprzętu niezbędnego do realizacji zadania, zakup odzieży, żywności, zakwaterowanie i przejazdy beneficjentów/odbiorców zadania, wynagrodzenia specjalistów realizujących poszczególne działania w tym: trenerów, ekspertów (jedynie w części odpowiadającej zaangażowaniu danej osoby w realizację zadania) niezależnie od rodzaju umowy (umowa cywilnoprawna, umowa o pracę), wynagrodzenia innych osób zatrudnionych bezpośrednio do realizacji działań merytorycznych przewidzianych w projekcie, zwrot kosztów poniesionych przez wolontariuszy, nagrody dla odbiorców w konkursach, czynsze i opłaty z tytułu najmu lub utrzymania siedzib organizacji polonijnych poza granicami kraju.

Kategoria II – Koszty administracyjne Koszty administracyjne to koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zadania publicznego, których nie można przypisać wprost do poszczególnych jego działań, a związane z obsługą zadania i jego zarządzaniem, np.: czynsz za pomieszczenia biurowe i magazynowe, zużycie energii elektrycznej i cieplnej, opłaty za wodę i ścieki, wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń pracowników organizacji zaangażowanych w obsługę administracyjną zadania, w tym koordynatora i księgowego, zakup urządzeń (np. komputery, laptopy, telefony, drukarki) i artykułów biurowych oraz wyposażenia (np. meble), opłaty bankowe, koszty połączeń telefonicznych, utrzymanie dostępu do Internetu, opłaty pocztowe. Koszty administracyjne mogą zostać uznane za kwalifikowalne tylko w części bezpośrednio dotyczącej realizowanego zadania publicznego, tj. muszą być uzasadnione realizacją zadania. Maksymalny procent kosztów administracyjnych wynosi 10% wartości dotacji.

Koszty niekwalifikowalne.

Kosztami niekwalifikowalnymi są koszty niezwiązane z realizacją zadania, niezgodne z umową o realizację zadana publicznego lub niezgodne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Za wydatki niekwalifikowalne uważa się w szczególności wydatki z tytułu: zadłużenia i kosztów obsługi zadłużenia; kar i grzywien; rezerw na straty i ewentualne przyszłe zobowiązania; odsetek od zadłużenia; strat związanych z wymianą walut; zakupu nieruchomości (grunty, budynki); inwestycji związanych z budową nowych obiektów; podatku od towarów i usług (VAT), jeżeli może zostać odliczony w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; zakupu napojów alkoholowych;  danin publicznych (m.in. podatków i opłat), z wyłączeniem podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku od nieruchomości, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, składek na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych; nagród, premii i innych form bonifikaty rzeczowej lub finansowej dla osób związanych z obsługą zadania publicznego i jego zarządzaniem; kosztów leczenia pracowników oferenta; kosztów wydatkowanych niezgodnie z warunkami umowy; kosztów wyjazdów służbowych osób zaangażowanych w realizację zadania na podstawie umowy cywilnoprawnej, chyba że umowa ta określa zasady i sposób rozliczenia podróży służbowych; kosztów poniesionych po terminie kwalifikowalności kosztów określonym w umowie zawartej z oferentem. Wydatkowanie środków przekazanych przez Zleceniodawcę na koszty i wydatki niekwalifikowalne uznaje się za dotację pobraną niezgodnie z przeznaczeniem lub w nadmiernej wysokości.

11 Najważniejsze postanowienia umowy dotacji

11.1. Dotacje będą wypłacane w jednej transzy, niezwłocznie po podpisaniu umowy dotacji przez obie strony.

11.2. Przy realizacji projektu, prowadzeniu księgowości, a także administrowaniu środkami zleceniobiorca zobowiązany jest przestrzegać przepisów o rachunkowości obowiązujących w Polsce oraz w kraju, na terenie którego działa, realizuje dofinansowany projekt.

11.3. Obsługa finansowa dotacji będzie wymagała wydzielenia odpowiednich pozycji w księgowym planie kont oraz przechowywania wszystkich dokumentów finansowych w odrębnym segregatorze, oddzielnie od innych dokumentów finansowych niezwiązanych z dotacją.

11.4. Ewidencja powinna obejmować otrzymane środki i odsetki powstałe na rachunku bankowym, a ponadto pozwalać na jednoznaczne kwalifikowanie poniesionych wydatków do kosztów realizacji zadania.

11.5. Zleceniobiorca zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji fotograficznej, filmowej lub/i publicystycznej z realizacji projektu, którą należy dołączyć do sprawozdania końcowego. Wybór sposobu dokumentowania wydarzenia należy do zleceniobiorcy, nie mniej musi odzwierciedlać rodzaj zadania i być adekwatny do podjętych działań. Dokumentacja ta powinna być wykonana zgodnie z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązujących w kraju oferenta, w którym był realizowany projekt. Dokumentacja powinna być przekazana na prawach otwartej licencji z prawem do wykorzystania jej w działaniach własnych i sprawozdawczych Fundacji.

11.6. Zleceniobiorca będzie zobowiązany do złożenia końcowego sprawozdania merytorycznego i finansowego z realizacji zadania zgodnie ze standardowymi formularzami oraz instrukcją w terminie do 15 dni od zakończenia realizacji projektu, ale nie później niż do dnia 15 grudnia 2023 r. do godziny 12.00 polskiego czasu (liczy się data dostarczenia sprawozdania do biura Fundacji).

11.7. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadania przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym nastąpiło zakończenie wykonania zadania.

11.8. Zleceniobiorca jest zobowiązany do udostępnienia wyników projektu mających cechy utworu na zasadach licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 Polska, aby licencjonowany utwór mógł być kopiowany, rozpowszechniany, odtwarzany i wykonywany, a także, aby można było tworzyć utwory zależne.

11.9. Podmioty, które otrzymają dotację są zobowiązane do informowania o źródle pochodzenia funduszy na zasadach określonych w umowie dotacji.

11.10. Fundacja oraz KPRM mają prawo do monitorowania i ewaluacji projektu w trakcie jego trwania lub po jego zakończeniu, m.in. poprzez obecność przy realizacji poszczególnych działań. Fundacja oraz KPRM  są również uprawnione do prowadzenia kontroli merytorycznej i finansowej w odniesieniu do realizowanego projektu, m.in. poprzez szczegółową kontrolę w siedzibie zleceniobiorcy dokumentów finansowych i merytorycznych dotyczących projektu.

12 Monitoring i ocena realizacji projektów

12.1. Fundacja udziela wsparcia we wszystkich działaniach realizowanych w ramach zadania publicznego „Bliżej Polski. Regranting. Wsparcie realizacji wydarzeń polonijnych za granicą”. Dotyczy to zarówno przygotowywania ofert małych projektów przez podmioty aplikujące o wsparcie finansowe, samej realizacji małych projektów, jak i przygotowania sprawozdania z realizacji inicjatyw.

12.2. W trakcie realizacji małych projektów Fundacja będzie monitorować ich przebieg. Z przeprowadzonego monitoringu zostanie sporządzona dokumentacja tj. karty monitoringu.

12.3. Monitoring może polegać m.in. na wizytacjach przedstawicieli Fundacja w trakcie realizacji projektu, w terminie uzgodnionym przez strony lub żądaniu od zleceniobiorcy informacji dotyczących postępów i stanu realizacji małego projektu. Szczegóły dotyczące przebiegu monitoringu i oceny realizacji projektów oraz sposobu przygotowania sprawozdania zostaną opisane w umowie dotacyjnej zawartej pomiędzy Fundacją a zleceniobiorcą.

12.4. W ramach monitoringu ocenie będzie podlegał: stopień realizacji projektu; efektywność, rzetelność i jakość realizacji projektu; prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania.

13 Postanowienia końcowe/ogólne

13.1. Fundacja dopuszcza możliwość wprowadzenie zmian do niniejszego Regulaminu ze względu na zapisy zawarte w umowie pomiędzy Fundacją i KPRM przekazanej Fundacji po ogłoszeniu konkursu.

Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia tj. 15 maja 2023 r.

Załączniki:

wzór oferty  – pdf

wzór oferty – pdf edytowalny

kosztorys oferty

 

Linki do oferty on-line i kosztorysu oferty:

oferta on-line dla grup nieformalnych 

oferta on-line dla organizacji

kosztorys oferty

 

Do pobrania ogłoszenie o konkursie:

w formacie pdf

w formacie jpg

 

Do pobrania regulamin konkursu:

regulamin konkursu

 

Zgłoszenie na spotkanie informacyjne on-line 5 czerwca 2023 r. godz. 18-20 (polskiego czasu)


Skip to content